内定者研修の欠席連絡をするときの注意点とその後の対応

とは言うものの、なんらかの避けがたい理由で欠席する場合もあるでしょう。

絶対に出席しなければならない、というのは暗黙のルールのようなもので、実際にはなんの拘束力もないというのが事実でもあります。

もちろん、遊びや旅行などという理由で欠席というのは言語道断で、どうしても内定者研修を欠席しなければならないという切羽詰まった理由であるべきです

どうしても欠席しかないと他者も納得する理由であるなら、ルールにのっとったやり方で正直に誠意を持って欠席を連絡しましょう。

その際、無断欠席という事は絶対に避けましょう。数日前に必ず欠席する旨を伝えてください。

当日に欠席の連絡を入れても、人事は研修で忙しく、無断欠席扱いになってしまう可能性があります。

連絡の方法ですが、メールが一番手っ取り早く、また間違いがないでしょう。

電話で直接誠意を伝えたい、という気持ちもわかりますが、欠席に至る理由や申し訳なく思う気持ちはきちんと文字として残しておいた方が得策でしょう。

忙しい人事にとっても、欠席するのがたくさんいる内定者のうちの誰なのか、ということが明確になっていた方が助かるのです。

メールで済むのか！と安心してはいけません。

すでに経験したことがあるかもしれませんが、メールで気持ちを簡潔に伝えるというのは思ったよりも難しいのです。

しかも社会人として恥ずかしくないメールともなると結構時間がかかることでしょう。

まず、メールのタイトルですが、たくさんあるメールに紛れないように、内定者研修を欠席する連絡のメールであることがはっきりとわかるようなタイトルにしてください。

内容も簡潔に内定者研修を欠席すること、その理由をはっきりわかりやすく書きましょう。内定者研修が何日かに分かれている場合もあるので、研修の日にちがいつなのかも忘れず書いてください。

研修は内定者のためのものであるので、欠席することに対して残念に思っていることを書きましょう。

メールの頭に、「お世話になっております。」の一言を入れることがビジネスマナーでもあるので、忘れず入れてください。文章の最後は「よろしくお願いいたします。」で締めましょう。

メールの最後には必ず、氏名、大学名、連絡先の署名を入れましょう。署名というのは、名前だけのことではなく、ビジネスメールに必ず最後につける、所属、氏名、連絡先のことです。

たいていメーラーには署名の機能があり、そこにあらかじめ登録しておくことで簡単に署名ができます。ぜひ利用してください。

基本的には、内定者研修は必ず出席しなければならないものです。

内定者研修とは、内定した者が一堂に集まり親睦を深めるためのもの、というような気楽なものだけではなく、企業理解を深めるため、また社会人としての自覚を促す目的があります。

企業側としては、ここで内定者に企業人としてのリテラシーを共有したいという考えがあります。

内定者研修に参加しないとなると、あなただけが他の内定者と企業への理解が足りなくなる可能性があります。

また、内定者研修に参加しなかったことによって印象も悪くなり、実際に働き出してから人間関係でいらぬ苦労をするかもしれません。

内定が出ているのだからもう大丈夫、などと簡単に欠席すると、あなたの態度如何では最悪、内定取り消しということもないとは言えません。

ですから、内定者研修への欠席は極力避けてください。

メールを出したら、おそらく企業から返信があるでしょう。

そのメールには必ず返信してください。「返信無用」と書かれていても、ビジネスマナーとしてあなたの方から簡単な返信はした方が無難です。

またその返信のタイミングも、企業から返信が来たらそれに対して早く返信した方がいいでしょう。メールには早く返信する、というのがビジネスマナーの基本ですし、あなたの誠意が伝わります。

入社式などで人事担当者に直接会う機会があったら、内定者研修に出られなくて残念であった旨を伝えてください。メールで用件は済んでいる、などと思わないことです。

内定者研修というと、なんとなく気軽に欠席できそうな気がするかもしれませんが、欠席したことによって士気が低い、と判断される可能性もあります。

最初から変な先入観を抱かせないためにも、どうしても欠席しなければならない理由を正直に誠実に伝えましょう。

あとは実際の所属でしっかり仕事をすれば、欠席によるマイナスイメージも払拭されるでしょう。