仕事や物事を効率化させる4つのコツ

月刊誌でライターとして働いていたころ、先輩にこんな風に言われました。「君は一つ一つの案件しか見えていない。もっと納期と全体のバランスを考えろ」。ライターの仕事は多岐に渡ります。電話でのアポ取り、取材の手配、記事の執筆、校正の確認、関係各所との連絡業務、その他もろもろがそれこそ再現なく降り積もっていきます。

当時の私は、そうして山積みの課題に埋もれ自分が今、どれだけのことをこなさなければならないのか、自分でも把握できなくなっていました。先輩の言葉でこの状態こそが非効率の元凶だったと気づいた私は、効率を考えるための第一段階として自分が今、どれだけの仕事を抱えているのか、そしてそれらの納期がそれぞれいつになるのか、細かく整理するようにしました。カレンダーを常に意識し、仕事においてもプライベートにおいてもToDoを漏らすことなくカレンダーに記録していくようにしたのです。

こうすることによってまず自分がやるべきことがどれだけあるのかが見える化されました。でもこれはまだ効率化の第一歩です。次のステップはそれぞれの項目の「選別化」でした。

仕事にもいろいろな種類のものがあります。今すぐ確認を取って始めなければ、命取りになるようなスピードが要求される仕事から、やるべきではあるものの緊急度はさほどでもないもの、はたまた、そもそも実は無駄な行程であり、やる必要のないもの、単純な業務でありながら量が多く根気が必要なものなど様々です。

そこで私が始めたのは、分布図を頭の中で思い浮かべることでした。縦軸に、緊急度が高い、急がない、横軸に困難な仕事である、容易な仕事であるとし、大まかに分類していきました。たとえば、「取材希望日は三日後、電話にて取材場所へ予約電話をする」という仕事があったとしましょう。先方の事情を考えたら早ければ早いほどいいでしょうし、取材に行くのが三日後となるとそれほど悠長に構えていられない仕事になると思います。つまり緊急度は高いです。

しかし予約電話をするだけであれば、それほど手間はかかりそうにないため、容易であると言えます。逆に「来月以降の記事の企画案を考える」場合は、緊急度は今日明日ではないけれど、難易度は高くなります。これらの仕事の場合、すぐに取り掛かるべきなのはどちらかと言えば、やはり納期が差し迫り、容易に終わるであるだろう予約電話をする仕事だとわかります。この分布を考えることで、作業の優先順位の目安がつけやすくなり、どこから手をつけようと迷う時間がなくなって効率はアップしたと思います。

先日、おかずをまとめて作るためのレシピ本を購入しました。この記事を見て下さっていらっしゃる方の中にもそういったレシピ本を参考に料理をされている方もいらっしゃるかもしれませんが、このレシピ本で行っていることが実に仕事にも役立つと感じます。多くの料理をいっぺんに作るためにどうするのか、それは「共通作業を探し、いっぺんに終わらせる」ということなのです。ポテトサラダとかぼちゃのクリーム煮と葱入りシュウマイの場合、共通項はなにかといえば、野菜を切ることになります。一つ一つの料理を頭から作るのではなく、共通項を見つけ、いっぺんに終わらせることで時短を可能にしているわけです。これは料理以外でも大いに利用すべき方法だと思います。

独立して見える仕事でも、実は共通項も多くあるものだからです。簡単な例を挙げるとすれば、Aという資料とBという資料を作成する仕事があるとします。内容が違う二つの仕事ではありますが、どちらもコピーを取る作業が発生する、という共通点があった場合、二回に分けてコピーを取るのは無駄と言えますね。そのような無駄を省くため、それぞれの仕事に共通作業がないかを常に考えて行うこともまた、効率を上げるコツだと言えるでしょう。

毎日毎日さまざまな事柄を片付けて人は生きています。一つ終わればまた一つ、やるべきことはやってきますが、「あれ、これ昔にも同じようなことやらなかったけ？」と思うことはありませんか？どんなことでも初めて行う場合と二回目以降の場合は作業の完成度や完了時間に差ができるものですが、「昔やったはずだけどこれどうやってやったんだっけ」と思いながら行うのはあまりに効率が悪いと言わざるを得ません。思い出そうと頭を捻る時間がもったいないからです。

そうならないように「記録をつける」くせを持つことをお勧めします。難解な事柄であればあるほど、記録をきちんとつけておきましょう。走り書き程度でも構いませんが、どのように着手し収束したのかが追える様式で書き残すことが必要です。記録を残すことは自分の頭の中の整理にもなりますし、前述した通り、同じような事態になったとき力強いマニュアルとなるためです。私自身、この方法を取っていたおかげで過去の自分に何度も助けられました。

効率化を追求することで多くの時間が生まれます。時間はお金で買えないと言う通り、捻出するためには努力がどうしても必要になります。けれどそうして手にした時間は私たちの生活にゆとりを与えるものとなると私は思っています。毎日大変なことも多いですが私のお話したコツが皆さんが有意義な時間を手にする手助けになれば幸いです。