就職活動中の電話のかけ方、出方、折り返しのマナー

バイトの応募でも簡単にメールでできてしまう時代なので、企業へ電話を掛けたり受けたりする機会が少ない学生さんも多いでしょう。しかし、社会に出てからも電話の掛け方、受け方はビジネスマナーでも基本中の基本です。この機会にしっかり覚えて企業とのやり取りをスムーズに行えるようにしましょう。

電話をする際は、メモと筆記用具は手元に用意しておきましょう。面接の日時や場所を決めたり、持ち物を説明されたりします。曖昧にして間違えては大変です。電話を掛ける際には、相手の都合を考えてかけましょう。企業によって忙しい時間帯は違います。事前に業界の忙しい時間帯を調べておき、その時間に連絡することは控えましょう。また、始業直後や終業間際なども迷惑になるので控えるべきです。

次に電話をかけたら、挨拶と名乗ることを一番に行い、それから取り次いでもらいましょう。具体的には「恐れ入ります。私○○と申しますが、人事部の○○さまをお願いできますでしょうか？」というような言葉が良いです。いきなり用件をいうのはタブー中のタブーです。気を付けましょう。

電話を受けるときもまず名乗ります。「もしもし。」などはマナー違反です。「はい。○○です」と出るようにしましょう。日ごろから癖をつけとくとよいかもしれません。電話を切るときは、かならず「それでは、失礼いたします。」と締めの言葉を述べてから相手が電話を切るのをまってから通話を終えるようにしましょう。

いかがでしたか？実は、採用にまで影響が出てしまう可能性があるほど電話の受け答えは重要です。また、電話のマナーは社会人になってからもずっと使うことになるものです。この機会にきちんと覚えておけば後あと苦労しません。

敬語やマナーをしっかりと覚えて就職活動をしていきましょう。慣れない企業への電話は、最初は緊張してしまいうまくしゃべれないこともあります。なので、慣れないうちは電話をする前に一度シュミレーションをしてから電話を開始することをオススメします。しかし、マナーや敬語にこだわりすぎて、肝心の会話の内容を聞き漏らしたりコミュニケーションがとれていないなど変なところでつまずいてしまっては意味がありません。

緊張しすぎずに、相手と会話が成り立つように落ち着いて対応すれば多少のことは、企業側もくみ取ってくれます。「緊張してしまって申し訳ありません。」など軽く緊張していることを伝えておくと印象も悪くならないでしょう。何回かやれば慣れてきますので、基本はしっかり押さえて徐々に慣れていきましょう。

最低限の敬語は必須事項です。敬語ができていないと悪印象になるどころか、採用の合否にも影響します。電話での受け答え方で不採用にする企業もあります。それぐらい企業側は敬語が使えているかは重要視しているポイントです。

なぜなら、採用後にお客様とのやり取りなどをまかせて相手を怒らせてしまっては大変ですし、いくら研修中でも敬語から教えなければいけないのは正直面倒です。いくら優秀な学生でもそういう学生は採用しない方が良いと判断されてしまいます。電話の受け答えをするときは、しっかりと敬語を使って印象を良くしましょう。「OKです。」「了解です。」などは敬語とは言えません。「かしこまりました」などきちんとした敬語が使えるように練習しておきましょう。

企業からの電話がかかってきても、他の面接や説明会中で出られない場合もあるでしょう。そんな時は、企業側は留守番電話を入れてくれていることが多いかと思います。

企業側が「またお時間を改めて電話いたします」と留守電を残していても、必ず折り返しの電話をしましょう。折り返しの際は「先ほどお電話をいただいておりました、○○と申します」と名乗り折り返しであることが伝わるようにしましょう。折り返しの時間ですが、長くても半日以内、夕方に電話がかかってきて気が付いたのが夜になってしまった場合は、翌日の午前中のうちには必ず折り返すようしましょう。またかけてくると留守電が残っていたからと電話をかけなおさないのは良くありませんので注意してください。