事務の仕事に就きたい就活生へ－事務職は楽？－

もともと、編集ライターをしていた私が、事務職への転向を考えたのは、まさに「暇そうだから」という理由からでした。ライターの仕事はやりがいはありましたが、長時間労働もままありましたし、休みも不規則で、体調も限界を感じていました。その点、事務員なら定時で終わるだろうし、自分のペースで働けるだろう。そう考えて事務職を希望したのです。

私がなぜ、事務を暇だと考えたかというと理由は四つあります。

一つ目は、冒頭にも申し上げましたが、テレビドラマや映画などメディアにおける事務員の描写が非常にのんびりした様子であったこと。

二つ目は、基本的にルーティンワークのため、慣れれば簡単にできそうと思ったこと。

三つ目は、実際、事務で働いている友人から「暇だよ～」と聞かされたこと。

四つ目は、求人広告にある「残業ほとんどなし」の言葉や、給与がそれほど高額でなく、この金額でそこまで過酷と言うことはないだろう、と思ったこと。

事務は暇そう、と言われる所以もこのあたりにあるのではないでしょうか。現実を知らないからこそ「事務は暇」と思ったのです。それでは、私が知った事務の現実を、お話していきましょう。

事務にも様々な種類があります。資料の作成やファイリング、電話応対や来客応対など広く行う一般事務、営業のアシスタントとして事務処理を行う営業事務、上司のサポート、庶務一切を行う秘書、お金に係わる事務を執り行う会計事務、事務所整備、備品の管理など、社内環境の維持をとりまとめる総務事務などなど。

内容によって忙しさは変わりますが、私は一般事務として採用されました。私に「暇だよ～」と語った友人も一般事務をしており、彼女は日に数本かかってくる電話を取り次ぐ仕事しかないと言っていたのですが、私は違いました。一般事務として採用されながらも、営業部の手伝いも、総務事務として備品の管理も、秘書として上司のスケジュールの確認も、経理として経費精算も行わなければならなかったからです。

事務には、様々な種類がありますが、決まった種類の仕事だけを求められる場合もあれば、一般事務、営業事務と垣根を設けることなく、複数の業務をこなすことを求められる場合もあります。事務の仕事をその企業がどこまでととらえているかで、忙しさは大きく変わるのです。

「事務は暇」が、どこにでもあてはまるわけではないことは心得ておくべきだったなと思います。

ルーティンワークだから事務は楽だ、と言われることがあります。決まったことを淡々とこなすイメージがある事務ですが、実際にやってみると、確かに定型業務も存在するのですが、意外に突発的な仕事も多いことをご存知でしょうか。

たとえば、こんなことがありました。経費の精算業務を行っている際、その月に使った経費は月内に処理しなければならない決まりなのに、どうしても一件、月内処理が難しいという申し出が営業の方からありました。規則に則って考えれば、間に合わないので、その一件は入れずに締めるべきなのですが、金額も大きかったため、念のため、本社にお伺いを立て、翌月の一日まで締め処理を遅らせられるか確認を取りました。幸いにも、それで問題ないという回答をいただけたので、処理の延長ができることを営業の方へお伝えし、事なきを得ました。

このように、事務とは、通常のルールを守るだけではなく、関係各所への確認や橋渡しなど、状況に応じて動くよう求められることが多々あります。「事務は仕事を自分で見つけられる人でないと務まらない」。これは私に仕事を教えてくださった課長の言葉ですが、確かに常に改善点がないかを念頭に動かないと仕事が回らないケースもありますので、これは事務の仕事をよく表した名言だと思います。

事務の採用条件に「積極的な人」と入れている企業も多いですから、与えられる仕事が少なめの職場は存在しても、暇に甘んじられる環境は少ないかもしれませんね。

会社組織において、ライン部門、スタッフ部門と部門を分けている会社があります。ライン部門とは製品の生産、営業など売上に大きく関わる業務を行い、スタッフ部門とは総務や人事、経理など対社員にサポートを行います。 事務が暇のイメージの理由は、このせいかもしれません。スタッフ部門は売上を生み出すわけではないため、残業をすることを推奨しない企業も多いのです。事務をしていたころ、私も残業は極力しないよう言われていました。

「楽でいいじゃん」と思われるかもしれませんが、実はこれが結構きついのです。なぜなら仕事はそれなりにあっても定時内になにがなんでも終えなければならないのですから。これは繁忙期でも基本変わらず、そのプレッシャーときたらなんとも胃が痛くなるものでした。

業務量は企業によってそれぞれです。しかし、私見ながら一般的なイメージより事務は暇ではないと思いますし、企業が事務に向ける期待も大きいと感じます。なぜなら、サポート役の事務がいなければ会社は機能しないからです。暇そう、という動機で選んだ事務でしたが、暇じゃないとわかった今でもやっていてよかったと思っています。事務は、責任も重いですが、それだけにやりがいも大きな仕事だからです。