仕事のパソコン作業が４つの技で効率化される！

パソコンを普段使用する人なら、ショートカットキーは常に使用していると思います。しかし、中には実はショートカットキーがあるのに知らずに手間をかけている操作も実際にあると思います。たくさんあるショートカットキーを覚えるのは大変ですが、普段使用する分だけを覚えて使用するだけでも作業スピードは上がります。ショートカットキーはインターネット上にも一覧があるので、ブックマークして少しずつ覚えましょう。

尚、よく使うフォルダも以下のように設定すればショートカットキーですぐに出せるようにできます。

① よく使うフォルダを右クリックしてショートカットを作成
② 作成されたショートカットのアイコンをデスクトップに移動
③ デスクトップに移動したショートカットのアイコンを右クリックしてプロパティを選択
④「ショートカットキー（K）：」の欄に自分でショートカットキーを入力（例：Ctrl + Shift + ｑ）

また、よく使う単語や言葉は以下のようにIMEのユーザー辞書に登録しましょう。

① タスクバー右側の「A」または「あ」が表示されている所を右クリック
② ユーザー辞書を選択
③ 追加を選択
④ 単語欄に登録したい言葉を、読み欄に読み方、または短縮した読み方を入力
⑤ 品詞欄は該当するものを選択

ユーザー辞書には文章も登録できるので、「拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」の一文も登録すれば「はい」と打っただけで呼び出すことができます。

エクセルの特性を活かした使い方ができれば、あっという間に効率化ができてしまいます。ここで鍵となるのがマクロ（エクセル等のアプリケーションの操作を自動化する機能）とVBA（マクロを実行する為のプログラミング言語）です。

マクロとVBAを活用することで、グラフ作成や分析、あらゆる集計が自動化できるので大きな効率化ができます。

実際私も事務作業の自動化を行ったことにより、それまでは２日ほどかかっていた集計が自動であっという間にできて残業が減ったり、２人がかりでしていた分析が自動でできるようになって業務の効率と正確性がアップしたりしました。

マクロやVBAと聞くだけで難しそうと思われるかもしれませんが、ルーティンワークを自動化することから始めれば難しい技術は殆ど必要がないので、コツコツとスキルアップしながら進めていると思います。

また、インターネット上で無料のコードが配布されていたり、無料の入門講座もあったりするので、大きなことをしなければ、と気負うことなく始めて見てください。

また、エクセルのもう一つの特徴である関数を使用しての効率化も見逃せません。マクロやVBAのような大きな効率化はできませんが、四捨五入やちょっとした集計をしたい場合は関数の使用の方が効率的の場合もあります。

関数もインターネット上に無料の一覧や講座、解説がたくさんありますので、上手に使用して無駄な手作業をカットしましょう。

会議の資料作成や、取引先へ提示する資料、契約書の作成等、ビジネスシーンで必ず必要になる書類作成を全て一から作っている方は少ないと思います。書類の多くはテンプレートを使用して、作成されているはずです。これと同じように、他の作業もテンプレートを作成することで効率的にできるようになります。

また、テンプレートを作成、使用することで更に効率化できるのが、集計が必要な資料です。同じ状態で入力されたデータは、集計の際に簡単にインポートしてデータを引き抜くことができるので、自動化しやすくなります。また、手入力は最初の一回で済むので、その後の入力の手間を無くしたり、入力ミスを防いだりすることで効率化と精度のアップができます。

尚、テンプレート化することによって他社への引き継ぎも容易くなります。自分が抱えている業務を人にお願いしたり、誰もができる状態にしたりすることは属人化を防ぐ為にも有効です。

デスクトップに沢山のアイコンが無秩序に散らばっていたり、フォルダの中にゴチャゴチャとファイルが入っていたりする状態の人はいませんか？また、ファイルの名前だけでは内容が分からず、いちいち開いて探している人はいませんか？作業の度にファイルを探しているのであれば無駄な時間を使用していることになります。

では、どのように管理したら効率が上がると思いますか？フォルダやファイルを管理する基本はルールを作り、全てそのルールに則って保存、管理することです。たったこれだけでも効率が上がります。

フォルダ名やファイル名のルールで大切なことは、開かずとも内容が分かる状態にすることです。フォルダやファイルの名前に日付、区分や内容、バージョン情報等を使用すると、ひと目でわかり、管理もしやすくなります。（例：20171001_K01企画_販促商品_001）

フォルダやファイルの保存場所のルールは、何がどこにあるのかをわかりやすくすることです。浅めの階層構造（ツリー構造）で大カテゴリ＞中カテゴリ＞小カテゴリと分けてフォルダやファイルの決めておくと、必要な時に探さずにすぐに開けます

尚、仕様変更等により使用しなくなったフォルダやファイルをすぐに削除する人もいると思いますが、再度の変更等に備えて一定期間、保存しておいた方が良い場合もあります。その場合は「old」というフォルダを作成してその中に保存すると、今は不要であることもわかって便利です。