Column
経理事務が従業員の給与の管理をすることがあります。従業員からの預かり金で税金の支払いをしたり、パートタイマーの時給計算をします。個人のプライバシーに関わることなので、給与管理の書類は厳重に管理しないといけません。
給与は生活に関わってくることなので間違いが生じないよう丁寧にしましょう。
この際の税金は自社の支払日に経理担当者が銀行に直接支払にいくこともあります。税金類は収入によってそれぞれ違うので注意しておかないといけません。未払いがあれば追徴金を払わなければいけなくなるので責任感が必要な仕事内容になります。会社の大事なお金を管理していると思い、業務に取り組みましょう。
帳簿とは主に、売上帳・仕入帳・現金出納帳があります。
・売上帳
会社が得意先に売った商品を金額とともに記載していきます。どこに何をいくらで売ったか人目で分かるように記載しているものが売上帳です。入金があれば、日付と金額を記入し残高を表します。残高がある場合は集金は振込み日を確認し売上げ金の回収を忘れないようにしなければいけません。
・仕入帳
仕入帳も売上帳と同様、どの取引先からいくらで何を仕入れたかを一目で分かるものをいいます。だいたいは請求書がきた時点で仕入帳に記入し、自社の支払日にまとめて支払うのが主になります。帳簿を支払日をすぎると残高０になるようにしておきます。支払い忘れは会社の信用問題に大きく関わってくるのできっちり丁寧に行いましょう。
・現金出納帳
現金出納帳とは社内で扱う現金の入出金を記載しているものをいいます。入出金があれが勘定科目と共に金額と内容を記載し、常に現金出納帳の残高と実際の金庫の残高が合うようにしておきます。もし、誤差が生じたら必ず上司に報告しておきましょう。決算のときに雑損もしくは雑益の処理になることがほとんどです。
以上、3つの帳簿はどの企業も扱っています。基本的に帳簿は間違えたら二重線で消し修正ペンや修正テープは使わないようにします。
・集金業務
請求書を出した得意先の決まった集金日に集金にいきます。振込の場合と集金の場合があるので口座の入金もこまめにチェックしておきましょう。
【振込の場合】
入金があり次第、売上帳に記入し残高が０になるか確認しましょう。小さい誤差の場合は値引きになることがあるので営業担当者に確認してみます。
【集金の場合】
集金日に取引先に向かいます。領収証・のり・ペン・収入印紙・印鑑を持参します。収入印紙は領収証に記入する額面により変わってくるのであらかじめ何種類か持っていきます。収入印紙に自分の割印で割印し渡せば集金業務は完了です。集金の際も帰社次第売上帳に記入しましょう。
【郵送の場合】
遠方で手形や小切手などが郵送で届く場合もあります。そうした場合は領収証を返送する際にかかった郵送代分の切手も同封するのが礼儀です。
・支払業務
請求書が届いた取引先に毎月決まった自社の支払日に集金・振込・郵送などで支払います。
【振込の場合】
振込が完了次第、仕入帳に記入します。残高が０になるか確認します。
【集金の場合】
集金にきてもらえたら領収証の金額と支払額が合致しているか確認し仕入帳に記入します。
【郵送の場合】
遠方で手形支払だと郵送する場合もあります。もちろん、現金の郵送は厳禁です。郵送する場合は書き留めで郵送し記録が残るようにしましょう。領収証も後日、返送してもらいます。
各得意先に毎月請求書を作成します。このときの注意点がいくつかあるので覚えておきましょう。
・取引先の締め日・集金日を確認しておく
各取引先によって締め日があります。売上げあれば、その取引先の締め日に合わせて請求書を作成します。その都度請求書を送るのではなく月に１回締め日に請求書を郵送します。同時に集金日と支払い方法を確認しておきます。振込か集金かを確認しておいて集金日に集金に向かわなければいけません。
・各担当者に確認してもらいましょう
請求書を作成したら、各担当者にきちんと確認してもらいましょう。営業担当者通しで値引き交渉が行われることもあるので一度確認してもらうことで不備がなくなります。
・会社印を押印する
請求書を作成したら自社の会社名の横に自社の会社印を押しておきます。朱肉を使った角判か円判を押印することで正式な請求書になります。印鑑がない請求書はどこででも悪用されてしまうので会社印は必ず押しておきましょう。
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