経験者が語る！－塾の事務、受付業務の仕事について－

塾の受付事務の仕事内容を簡単に紹介いたしました。最後に、塾の受付事務に向いている人についてお話しいたします。

第一に、パソコンを使った作業がある為、一般的なPCスキルは、あった方が良いと思います。入力がある程度早く正確に出来たり、EXCELやWORDの基本的な操作、メールの送受信などPCスキルの基礎的なものが出来れば問題ないです。第二にある程度のコミュニケーション力はあった方が良いと感じます。人と接するのが好きで、明るく子供が好きな方が良いでしょう。前の項でもお話ししましたが、生徒や生徒の保護者、入塾希望者と話す機会が多いので、人と話す事が好きな人は向いていると思います。第三に、整理整頓や掃除が得意な人が良いと思います。塾内の整理整頓や教室の掃除は頻繁にあるので、日ごろから整理整頓、掃除が得意な人は向いていると感じます。

そして仕事に対して前向きでいる事や、単調に感じる業務に対しても怠けず、きちんと行う事が出来る事も大切です。単調に感じる業務は、どんな仕事にもあると思います。自分なりの工夫をし、楽しくなる様な努力をしていき、日々の仕事を楽しいものに変えましょう。自分に当てはまり向いているなと感じた人や興味を持った人は、塾の受付事務の仕事の求人を探してみて下さい。そして、求人に興味を持ったら、是非応募する事をお勧めします。何か新しい自分の可能性に出会えるチャンスになるかもしれません。

その他の仕事には、備品の管理、授業料の管理や入力業務、塾講師や塾スタッフの勤怠管理、プリンタの管理など様々な仕事があります。

備品の管理は、塾で使う文房具等の発注作業や管理台帳の記入、備品のたな卸しなどがあります。授業料の管理は、納められた月謝の確認をし、パソコン等に入力をします。授業料滞納者には、保護者への催促の電話をします。勤怠管理は、月の勤怠状況を確認し、パソコンに入力します。プリンタの管理は、紙詰まりを直したり、トナーの交換をしたり、自力で直せないエラーがあると業者を呼んだりします。プリンタは、塾では頻繁に使うので、プリンタの作業は多くなります。上記の業務は、一般事務職の仕事内容にも似た業務があると思います。日々の業務の中で、気を抜いて行いやすい業務かと思いますが、どれも細かく正確さが求められ、塾を運営するのに欠かせない業務になりますので、気を抜かず、行いましょう。

授業が始まる前後に教室の準備、片付けをする業務があります。机や椅子を拭き、生徒の数に並べ、ホワイトボードや黒板を配置し、授業で使うプリント等を用意します。授業が始まると、出欠確認をし、無断欠席の生徒の保護者への電話連絡をします。出欠確認は、先生が行う塾もあります。講師の先生へのお茶だしも、塾によってはあるかと思います。授業が終わるとゴミを捨てたり、教室を綺麗にし、次の授業がある場合は同様の準備をします。講師の先生からの連絡事項や報告がある場合はメモします。

簡単な作業に感じるかもしれませんが、先生と生徒が集中して気持ちよく教室を使用出来る様な環境作りは、とても大切です。清掃を怠らず、綺麗で清潔な教室の状態を心掛けましょう。そして、働くうちに通っている生徒と話しをしたり、仲良くなると色々な相談をされる事もあると思います。相談には、自身の学生時代の経験談を元にアドバイスをすると効果的です。生徒と程良い距離感で接し、生徒にとって近所のお兄さんやお姉さん的な存在になれると良いと思います。

塾では受付という仕事があります。受付には通っている生徒やその保護者、それ以外にも塾に興味があったり、入塾しようか迷っている生徒や保護者が来る事もあります。受付は、その塾の印象を良くも悪くも左右します。明るくハキハキと笑顔で礼儀正しく対応しましょう。又、入塾に関する問い合わせの受け答えや、入塾希望者に塾の説明をする場面もあり、塾の魅力を伝える営業の役割もします。営業と聞くと、難しく感じる方もいるかもしれませんが、塾の説明にはマニュアルがある所も多いです。普段の塾内の様子や、講師の先生の紹介や生徒の声など毎日塾にいるスタッフにしか分からない塾の良さを伝えると良いです。

難しく考えず、自分が思う塾の魅力を伝えると良いでしょう。塾の保護者の方との会話は、言葉使いに十分気をつけ、丁寧な言葉で話す事を意識して、常に緊張感を持って話すと良いでしょう。又、塾内に、入塾に関するポスターやチラシ、連絡事項やお知らせ等のプリント用紙を印刷して、貼る仕事もあります。地味な仕事に感じるかもしれませんが、重要な業務の一つです。塾内に張り出される印刷物で、生徒は色々な事の確認をしたりします。ポスターやチラシは塾内の一番目立つ所に貼り、連絡事項などは生徒が見やすい所に貼る等の工夫をすると良いでしょう。